PMO diensten

Inleiding

Het inrichten van Project Management Ondersteuning (PMO) is afhankelijk van het project, en de organisatie waar het voor wordt ingericht. Alvorens deze dienst kan worden aangeboden zal er een korte quick scan gemaakt worden van het project. Aan de hand van de resultaten van de quickscan zal er een PMO ondersteuning plan worden opgesteld waar de te leveren diensten in zijn opgenomen die Consurgo kan leveren.

Mijn fotoDe rol Project Management ondersteuner is complementair aan die van de rol van de projectmanager enkele voorbeelden zijn:

  • Terwijl de projectmanager zich focust op project doelen, richt de projectmanagement ondersteuner zich op mogelijke programma wijzigingen die bijdragen aan betere business doelen;
  • Terwijl de projectmanager zich richt op de benodigde resources die nodig zijn voor het project richt de projectmanagement ondersteuner zich op het optimaliseren van de inzet van alle resources over alle projecten;
  • Terwijl de projectmanager zich richt op alle project constraints, richt de projectmanagement ondersteuner zich op het managen van methodologische standaarden, overkoepelende risico’s, kansen en afhankelijkheden op het hogere management niveau.

Doelstelling van PMO

Project Management Ondersteuning, is de dienstverlening die er opgericht is om projecten zodanig te ondersteunen dat deze binnen de gestelde randvoorwaarden tijd, geld en kwaliteit kunnen worden afgerond.

Doelgroep van PMO

Projecten en projectmanagers die behoefte hebben om effectiever en efficiënter hun projecten te draaien.

Diensten van Consurgo op PMO gebied

De ondersteuning van PMO kan door Consurgo worden geleverd worden in elk van de 5 fasen van een project zoals deze in de PMBOK (5th edition, 2013) zijn gedefinieerd:

Fase 1 Initiatie

In deze fase vindt de inrichting van een project plaats hierbij kan Consurgo de projectleider ondersteunen met het opzetten van een project door identificeren en ontwikkelen van projectmanagement methodologie, best practices, templates en projectstandaarden zoals, prince-2, PMBOK en IPMA. Ook kunnen er interviews worden verzorgt met de stakeholders in het project. Op te leveren producten in deze fase zijn: startdocumenten zoals de projectbrief het quickscan rapport, het projectplan of project initiatie document (PID).

Fase 2 Planning

Het opzetten van een gedegen projectplanning met bijvoorbeeld MS Project. Op te leveren producten zijn: Een gedegen projectplanning en een work breakdown structure (WBS). Hierin zijn alle projectenstappen en hun afhankelijkheden duidelijk in kaart gebracht.

Fase 3 Uitvoering

Tijdens de uitvoering van het project kan Consurgo een Sr. Projectondersteuner leveren voor het bewaken en managen van de PMO deelaspecten van een project zoals: het gebruik van methodologische standaarden, overkoepelende risico’s, kansen en afhankelijkheden op het hogere management niveau. Op te leveren producten in deze fase is: projectmanagement ondersteuning door leveren van een deelprojectleider

Fase 4 Monitoring

Het verzorgen van projectaudits volgens het KAD model (P.A. Hartog, A. Molenkamp, J.H.M. Otten, 1998), waarin de initiële project scope, doorlooptijden, kosten en projectdoel wordt getoetst aan de bereikte resultaten. Op te leveren producten in deze fase is: een project auditrapport wat status en voortgang weergeeft.

Fase 5 Afronding

Het verzorgen van evaluatie over het uitgevoerde project waarin de initiële project scope, doorlooptijden, kosten, gebruik resources en projectdoel wordt getoetst aan de bereikte resultaten. Het op te leveren producten in deze fase is: een project eindrapport wat een eindoordeel geeft over de totale projectvoering.

Mijn foto


Toelichting op het inrichten van een projectbureau

Na het inrichten van PMO kan een projectbureau een waardevolle aanvulling zijn bij een middelgrote tot grote projecten. Door de verantwoordelijkheid voor de coördinerende functie en de administratieve lasten bij een centraal orgaan te leggen, krijgt een projectmanager de handen vrij voor het oplossen van problemen en de communicatie met de stakeholders. Een projectbureau vergroot de beheersing over het project en daarmee de succeskans.
Consurgo kan faciliteren in het op een juiste wijze inrichten van een projectbureau. Aan de hand van de complexiteit van het project variërend van een klein, overzichtelijk project naar een multiproject- of programmaomgeving zijn er de volgende mogelijkheden:

A. Operationeel / Administratief projectbureau
Doel: voorziet de projectmanager van administratieve ondersteuning

  • Verzamelen van actuals
  • Bijhouden van de planning
  • Samenstellen van rapportages
  • Algemene ondersteuning

B. Tactisch projectbureau
Doel: voorziet de projectmanager van tactische informatie voor het beslisproces

  • Inrichten van projectprocessen
  • Kwaliteitsbewaking
  • Bewaken van risks en issues
  • Release Management
  • Bewaken van kosten en baten
  • Bewaking van scope
  • Communicatie

C. Strategisch projectbureau / Programmabureau
Doel: voorziet de organisatie van strategisch informatie, behaalt efficiencyvoordelen

  • Businesscase management
  • Stakeholder management
  • Afstemming op bedrijfsstrategie
  • Afstemming tussen projecten
  • Performance management